6. fundur samstarfsnefndar um sameiningu sveitarfélaga

6. fundur starfshóps um sameiningu sveitarfélaganna Djúpavogshrepps, Fljótsdalshéraðs, Seyðisfjarðarkaupstaðar og Borgarfjarðarhrepps, haldinn þriðjudaginn 22. janúar 2019 á bæjarskrifstofunum að Lyngási 12 Egilsstöðum. Fundurinn hófst kl. 14:00.

 

Fundinn sátu: Björn Ingimarsson, Gunnar Jónsson,  Hannes K. Hilmarsson, Jón Þórðarson,  Jakob Sigurðsson, Helgi Hlynur Ásgrímsson,  Elvar Snær Kristjánsson, Hildur Þórisdóttir, Vilhjálmur Jónsson, Gauti Jóhannesson, Kristján Ingimarsson, Ásdís Benediktsdóttir. Einnig Róbert Ragnarsson og Pál Björgvin Guðmundsson frá RR-ráðgjöf.

 

Björn bauð fundarmenn velkomna og fór svo yfir dagskrá fundarins.

Fyrst var farið yfir þá kostnaðaráætlun vegna undirbúnings verkefnisins sem send var inn til Jöfnunarsjóðs og hefur nú fengið samþykki frá stjórn sjóðsins, samkv. framlögðu bréfi Jöfnunarsjóðsins. Róbert og Björn sögðu einnig frá samskiptum sínum við starfsmenn og stjórnarmenn sjóðsins við undirbúning að gerð umsóknarinnar.

Næst var rætt um kynningu og almannatengsl vegna verkefnisins og hverjir eigi að vera talsmenn sameiningarnenfdarinnar í því tilviki. Fram kom hjá Jóni Þórðarsyni að gott væri að vinnuhóparnir héldu sína fundi dreift um sveitarfélögin svo menn næðu að kynnast fólki og aðstæðum á hverjum stað.  Einnig kom fram að gott væri að sameiningarnefndirnar funduðu líka út í öllum sveitarfélögunum. Samþykkt var að Björn Ingimarsson formaður sameiningarnefndarinnar verði talsmaður hennar út á við.

Róbert fór síðan yfir hlutverk sameiningarnefndarinnar en það er fyrst og fremst að móta þá tillögu sem síðan verðu lögð fyrir íbúana í kosningu um sameiningu. Einnig voru skoðuð lög varðandi sameiningarkosningar og niðurstöður sameiningarkosninga. Farið var yfir þau skilaboð sem nefndin vill senda út og hvað menn vilja sjá koma út úr sameiningunni, íbúum til hagsbóta. Nokkuð rætt um bætta þjónustu og mögulega hagræðingu og fleira sem sameining gæti leitt af sér.

Róbert sýndi svo heimasíðu sem gerð var í undirbúningi að sameiningu Sandgerðis og Garðs, en sambærilega síðu er hugmyndin að láta gera sem fyrst fyrir sameiningarnefndina. Fram kom að æskilegt væri að fá heimaaðila til að vinna slíka síðu og reyndar sem mest af þeim verkefnum sem þarf að útvista.  Fundarmenn munu koma ábendingum um heimaaðila sem unnið gætu heimasíðu á framfæri við Róbert.

Því næst fór Róbert yfir þá tímaáætlun sem nú er unnið eftir, en þar er gert ráð fyrir að sameiningartillaga veði tilbúin til framlagningar í sveitarstjórnum í lok maí. Fram kom hjá nokkrum fundarmanna að þeir teldu tímalínuna full knappa, ekki síst fyrir áætlaðan vinnutíma málefnahópanna. Mikið atriði væri samt að þeirra vinna færi af stað sem fyrst, þannig að málin fái dálítinn tíma til að gerjast í hópunum.  Einnig kom fram að mjög mikilvægt er að góð stjórnun sé á hverjum hóp, þannig að starfið verði markvisst.

Einnig farið yfir fyrirkomulag funda, bæði fjarfundi og snertifundi, fundarboð og skjalavistun. Gögn verði vistuð í dropboxi og slóðin hefur þegar verið send til nefndarmanna. Einnig verða settar þar inn fundargerðir samstarfsnefndarinnar.

Hlutverk samstarfsnefndarinnar rætt frekar og leitað eftir afstöðu fundarmanna til þess. Rætt um utanumhald um allan kostnað sem til fellur vegna þessa verkefnis og allir sammála um að best væri að eitthvert sveitarfélagið tæki það að sér. Samþykkt að Fljótsdalshérað taki það að sér. Fram kom að búið væri að ákvarða fundarþóknun til nefndarmanna og gert ráð fyrir að nefndarlaun verði einnig greidd út miðlægt.

Rætt um ósk Seyðfirðinga um að bæjarstjóri þeirra fengi aðild að samstarfsnefndinni með einhverju móti, þar sem aðrir sveitar- og bæjarstjórar væru þegar í nefndinni. Lagði Björn til að þeir sveitarstjórar og oddvitar sem ekki eru þegar í samstarfsnefndinni fengju þar sæti sem áheyrnarfulltrúar, með málfrelsi og tillögurétt. Var það samþykkt.

Rætt um og samþykkt að kalla umrædda rýnihópa/vinnuhópa viðkomandi málefnasviða, starfshópa. Talað um að hver hópur þurfi amk. að funda fjórum sinnum þannig að hægt væri að funda í öllum sveitarfélögunum.  Fyrsti fundur færi í að kynnast og móta vinnulagið, fundir tvö og þrjú í að ræða umfjöllunarefnin og kalla til sérfræðinga til að fara yfir einstök mál og síðasti fundurinn færi í að taka saman niðurstöður. Talið að starfshóparnir þurfi að lágmarki mánaðartíma til að fara í gegn um sína vinnu. Róbert sagði markmiðið að hitta fólkið í öllum starfshópunum 5. febrúar, til að fara yfir verkefni hvers hóps. Rætt um greiðslu kostnaðar við þessa hópa og kom fram að ferða og fundakostnaður verður greiddur, en ekki fundarsetuþóknun fyrir starfsmenn sveitarfélaganna enda verði fundir haldnir á vinnutíma.

Róbert sýndi svo hugmyndir þeirra Páls að samsetningu og skipan hópanna og bað um álit nefndarmanna á þeim tillögum. Farið yfir þessi mál og rætt um hverja þarf að kalla til í hvern hóp. Einnig farið yfir hvaða fulltrúa ríkisins þarf að leggja áherslu á að hitta og ræða við og á hvaða stigi vinnunnar það væri best. Bæði var komið inn á kjördæmaviku og eins fund með samgögnu- og sveitarstjórnarráðherra og talið æslilegt að hitta þessa aðila á næstu vikum.  Lögð áhersla á að góð tenging verði milli starfshópanna og sameiningarnefndanna og æskilegt að fulltrúi úr sameiningarnefnd eigi sæti í hverjum starfshóp.

Næsti fundur verður 29. jan. kl. 14:00 og reiknað með að amk. verkefnastjórar verði í sambandi í gegn um vefinn.  Þá liggi fyrir skapalón að verkefnum starfshópanna og á þeim fundi verði það síðan slípað til.    

 

Að þessu loknu var fundi slitið kl. 17:00.   

 

Stefán Bragason fundarritari.