2. fundur samstarfsnefndar um sameiningu sveitarfélaga

2. fundur starfshóps um sameiningu sveitarfélaganna Djúpavogshrepps, Fljótsdalshéraðs, Seyðisfjarðarkaupstaðar og Borgarfjarðarhrepps, haldinn mánudaginn 12. nóvember 2018 á bæjarskrifstofunum að Lyngási 12 Egilsstöðum.

Fundinn sátu: Björn Ingimarsson, Steinar Ingi Þorsteinsson, Þorbjörg Sandholt, Gauti Jóhannesson, Bergþóra Birgisdóttir, Eygló B. Jóhannsdóttir,  Elvar Snær Kristjánsson, Hildur Þórisdóttir, Jakob Sigurðsson, Helgi H. Ásgrímsson, Jón Þórðarson og Anna Alexandersdóttir sem var þátttakandi i í fundinum í gegn um síma.

 

Björn bauð fundarmenn velkomna og kynnti dagskrána, en fyrsta mál hennar er viðtöl við þá aðila sem sýnt hafa áhuga á að stýra vinnu við undirbúning að mögulegri sameiningu þessara sveitarfélaga.

Fyrstur mætti á fundinn Róbert Ragnarsson, en hann rekur ráðgjafafyrirtæki ásamt Páli Björgvin Guðmundssyni. Róbert hefur komið að undirbúningi sameiningar sveitarfélaga og þá síðast sveitarféaganna sem nú mynda Suðurnesjabyggð.  Róbert kynnti hugmyndir sínar um þá verkþætti sem hann sér fyrir sér að þeir geti komið að, auk verkefnastjórnar.  Einnig fór hann yfir sína sýn að undirbúningum á hverjum stað fyrir sig, vinnu með íbúum og kjörnum fulltrúum, stöðumat og fl. Hann nefndi ýmsa verkþætti sem hann gæti hjálpað við, ef sameining verður samþykkt í kosningum.  Síðan svaraði Róbert ýmsum spurningum fundarmanna og vék svo af fundi.

Næst var haft samband við fyrirtækið Ráðrík, í gegn um fundarsíma, en þar voru Eyrún I Sigfúsdóttir og Guðný Sverrisdóttir til svara.  Guðný sagðist sjá verkefnið fyrir sér í þremur fösum. Þ.e. fundir með, sameiningarnefnd, heima mönnum og íbúum sveitarfélaganna og síðan kynning þess afraksturs fyrir sveitarstjórnarmönnum. Fasi 2 er svo útgáfa á kynningarefni og íbúafundir í sveitarfélögunum, ásamt rýnifundum og fleiru.  Fasi 3 er síðan undirbúningur kosninga og eftirfylgni þeirra. Fram kom að mögulega gætu þær hafið vinnuna í desember.  Mikið atriði sögðu .þær að virkja íbúana strax frá fyrsta degi.  Síðan svöruðu þær spurningum fundarmanna og fóru yfir sinn bakgrunn á sveitarstjórnarstiginu.

Næst var haft símasamband við Rannsóknarmiðstöð háskólans á Akureyri þá Hjalta Jóhannesson og Arnar Þór.  Hjalti fór yfir tilboðið og rifjaði upp undirbúningsvinnu vegna sameiningar Breiðdalshrepps og Fjarðabyggðar sem þeir sinntu. Einnig kynnti hann önnur verkefni á vettvangi sveitarfélaga sem þeir hafa komið að í gegn um tíðina.  Að því búnu svöruðu þeir spurningum fundarmanna varðandi verkefnið og tilboðið.

Fjórði aðilinn sem kynnti sitt tilboð voru fulltrúar KPMG. Magnús Jónsson mætti á fundinn, en Sævar Kristinsson og Stefán Þór Helgason voru í sambandi í gegn um síma.  Sævar fór yfir glærurnar sem fylgdu tilboði KPMG og verkefni sem þeir hafa komið að og snerta sameiningar sveitarfélaga.  Nefndi hann greiningu á sveitarfélögunum, samtöl við íbúa og sveitarstjórnarfólk og að ræða kosti og galla og kynningu á helstu niðurstöðum áður en gengið verður til kosninga. Nefndi Sverrir einnig þekkingu þeirra á nýtingu hverfisskipulags og hverfisráða sveitarfélaga. Taldi hann 3 – 6 mánaða vinnutími væri mjög eðlilegan tíma, en sameiningarnefndin myndi stjórna því að miklu leyti. Sverrir ítrekaði svo mikilvægi borgarafunda og nauðsyn á góðu upplýsingaflæði, bæði við undirbúninginn og síðan fyrir væntanlegar kosningar. Að því búnu svöruðu þeir spurningum fundarmanna

Fimmti aðilinn sem var í sambandi voru Héðinn Unnsteinsson og Þröstur Sigurðsson frá Capasent.  Hann sagði þetta þrjá þætti, greiningarþátt, úrvinnsluþátt og innleiðingu.  Fór hann svo yfir verkefni hvers þáttar fyrir sig og hvað þeir sæu hann innibera. Einnig hvaða afurðir kæmu út úr hverjum þætti fyrir sig , fór yfir fundi með íbúum, netkönnun og uppsetningu vefgáttar sem nýtt yrði til kynninga og samtals.  Hann nefndi svo nokkur sameiningarverkefni sem Capasent hefur komið að, en þau eru fjölmörg vítt um land.  Fram kom að þeir sjá fyrir sér verkefnisstýringuna í samráði við sameiningarnefndina.  Þeir geta hafið störf strax í næsta mánuði. Einnig svöruðu þeir spurningum fundarmanna varðandi þeirra sýn á verkefnið.  

Fram kom að einn aðili sem sýnt hafði áhuga, gat ekki verið með á fundinum til að fylgja eftir sínum málum.

Að viðtölum loknum fóru nefndarmenn yfir þau tilboð sem fyrir liggja og mismunandi innihald þeirra og sýn þeirra á hvern aðila fyrir sig. Reynt var að þrengja hópinn og meta styrkleika þeirra sem efstir stóðu.

Að því búnu var samþykkt að fundarmenn færu betur yfir tilboðin hver fyrir sig. Þriðjudaginn 20. nóv. kl. 13:00 yrði kallað saman til fundar samstarfsnendar á Egilsstöðum, þar sem endanleg ákvörðun um ráðgjafan verður tekin.  Einnig verði þá farið yfir næstu skref í vinnunni.

Í lok fundar ræddu fundarmenn hvort greitt væri fyrir fundarsetu fulltrúa á fundi sem þessum og talið eðlilegt að ræða það frekar og samræma þá fyrirkomulagið.  Einnig að þessi kostnaður verði eins og hver annar reiknaður inn í undirbúningskostnað sem sótt verður um til Jöfnunarsjóðs. Fram kom hjá Gauta að hjá Djúpavogshreppi var á sinum tíma tekin sú ákvörðun að kjörnir fulltrúar fengju greitt fyrir vinnu í starfshópum sem þessum.

 

Að þessu loknu var fundi slitið kl. 16:20.   

 

 

Stefán Bragason fundarritari.