5. fundur samstarfsnefndar um sameiningu sveitarfélaga

5. fundur starfshóps um sameiningu sveitarfélaganna Djúpavogshrepps, Fljótsdalshéraðs, Seyðisfjarðarkaupstaðar og Borgarfjarðarhrepps, haldinn þriðjudaginn 04. desember 2018 á bæjarskrifstofunum að Lyngási 12 Egilsstöðum. Fundurinn hófst kl. 15:00.

 

Fundinn sátu: Björn Ingimarsson, Jón Þórðarson, Hannes K Hilmarsson, Jakob Sigurðsson, Anna Alexandersdóttir, Gauti Jóhannesson, Þorbjörg Sandholt, Bergþóra Birgisdóttir, Elvar Snær Kristjánsson, Hildur Þórisdóttir og Eygló B. Jóhannsdóttir.

 

Björn bauð fundarmenn velkomna og fór svo yfir vekefni fundarins. Kynnti hann svo til leiks þá Róbert Ragnarsson og Pál Björgvin Guðmundsson frá RR-ráðgjöf, sem mættir voru til að fara betur yfir tilboð sitt í verkefnið og útskýra sýn þeirra á það.

Róbert sagði þá hafa sett fram sínar tillögur eins og þeir sjá fyrir sér að verkefnið geti verið og tímalínu þess. Hann sagði þó að það yrði að vinnast í samráði við sveitarfélögin og því væri gott að fá strax fram spurningar og sjónarmið til að skerpa sýnina og verklagið.

Róbert sagðist myndi sjá um verkefnastjórnina, en Páll ásamt etv. einum öðrum aðila, Bergþóri Haukdal Jónassyni, kæmi meira að greiningunni. Fór hann svo yfir ferlið, eins og þeir hafa sett það niður fyrir sér og sýndi á glærum.

Sérstaklega fór hann yfir stöðumatið og framtíðarsýnina og hvernig þeir sjá fyrir sér að fara í gegn um þá vinnu. Þeir leggja upp með að ræða fyrst við c.a. 5 manns frá hverju sveitarfélagi til að fá grunnupplýsingar og svo að fara yfir eignastöðu hvers sveitarfélags fyrir sig, fjármál, skipulagsmál, atvinnulíf, innviði og byggðaþróun og fl. og fl.  

Síðan yrði tekin ein vika í íbúafundi, þegar nægilegar grunnupplýsingar liggja fyrir.

Róbert sýndi svo drög að tímalínu verkefnisins og hvernig þeir sjá hana fyrir sér. Ferlið síðan rætt nokkuð og spurt og svarað. Jón Þórðarson taldi mjög áríðandi að málefnahópar skipaðir fólki úr öllum sveitarfélögunum verði búnir að vinna sína grunnvinnu, áður en íbúafundir verði haldnir og málin kynnt fyrir íbúunum. Þannig verða hugmyndirnar meira hugmyndir alls samfélagsins. Samstaða var um þá útfærslu.  Síða þarf að skoða vel tæknilegar lausnir margra mála og útfærslu á þeim, svo sem rafræna stjórnsýslu, fjarkennslu og fl.  Fram kom að talið er mikið atriði varðandi stjórnsýslu, að íbúarnir hafi snertiaðgengi hver á sínum stað að fulltrúa stjórnsýslunnar og að þær starfsstöðvar verði ekki einmennings vinnustaðir.  Rafræn stjórnsýsla verði þó nýtt eftir því sem kostur er. Síðan rætt um hlutverk málaflokkahópanna og rammann sem þeir þurfa að hafa í sinni vinnu.

Fram kom hjá Páli að mikilvægt er að endurskoðendur sveitarfélaganna komi að fjármálagreiningunni, þannig að öll „excelskjöl“ passi saman. Þeir fóru svo yfir verkefnastöðu sína hvor um sig og sögðust sjá fram á að geta sinnt þessu og þá ekki síst með aðstoð Bergþórs sem þriðja mannsins í teyminu. Gauti bennti á þörfina á að hafa virka heimsíðu fyrir vekefnið meðan á undirbúningsvinnunni stendur, til að veita íbúunum upplýsingar jafnt og þétt.

Að lokinni þessari yfirferð yfir verkefnið og hugmyndir Róberts og Páls um það yfirgáfu þeir fundarsalinn meðan samstarfsnefndin bar saman bækur sínar.

Nefndarmenn tjáðu sig síðan um skoðun sína á því að leita samninga við RR-ráðgjöf. Fram kom að nefndarmenn telja styrk í því að þeir eiga möguleika á viðbótar starfskrafti til að styðja við teymið. Einnig að þeir eiga sjálfir mikið undir því að vekefnið gangi vel og verði vel að því staðið að þeirra hálfu.

Að lokinni yfirferð yfir málin var samþykkt samhljóða að ganga til samninga við RR-ráðgjöf um bæði greiningarvinnuna og verkefnastjórnina vegna undirbúnings að sameiningarkosningum þessara fjögurra sveitarfélaga. Fram kom að framundan er mikil vinna hjá nefndarmönnum og öðrum og mikið aðtriði að farið verði vel yfir málin og að allar skoðanir komi fram.

Birni Ingimarssyni falið að taka saman drög að fréttatilkynningu um þessa niðurstöðu og jafnframt er honum falið að kalla eftir formlegum samningi við RR-ráðgjöf og kanna hvort hægt væri að fá sér fróðan aðila í rafrænum samskiptum og slíku vinnufyrirkomulagi til að koma á fund starfshópsins og kynna honum þessi mál. Einnig lagði starfshópurinn áherslu á að sem fyrst liggi fyrir drög að kostnaðaráætlun verkefnisins, sem hægt væri að leggja fyrir Jöfnunarsjóð á fundi þess 19. desember nk.

Hér komu Róbert og Páll aftur inn á fundinn og var farið yfir þessa niðurstöðu með þeim. Rætt um að halda fundi síðdegis 2. og 4. mánudag í mánuði, þegar undirbúningsnefndin fer aftur af stað á næsta ári. Rætt um að ákvarða þurfi sem fyrst fundarsetuþóknun fyrir fulltrúa starfshópsins, þannig að hægt sé að reikna með þeim kostnaði inn í kostnaðaráætlunina til Jöfnunarsjóðs.  

 

Að þessu loknu var fundi slitið kl. 16:55.   

 

Stefán Bragason fundarritari.